PorvU tietoseloste

PorvU kuntosuunnistustapahtumien rekisteri

Tietoseloste 20.3.2024

PorvU rekisteriseloste löytyy Porvoonurheilijat.fi/suunnistus -sivun alareunasta.

1.     Rekisterinpitäjä

Porvoon Urheilijat ry, suunnistusjaosto, Hansatie 6 A 1 06150 Porvoo, Porvoonurheilijat.fi/suunnistus

2.     Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste

Tietoja käsitellään kuntosuunnistustapahtumien ilmoittautumisten vastaanottamiseen ja tulosten käsittelyyn. Tietoja käytetään tulosten julkaisemiseen Rastilippu-palvelussa, Reittihärvelissä sekä tilastointiin ja raportteihin.
Tietoja käytetään tapahtuman yhteydessä varmistamaan tapahtuman järjestäminen, että kaikki maastoon lähteneet ovat palanneet maastosta.

Tilastoista tai raporteista eivät ilmene yksittäisen käyttäjän tiedot.

Tulospalveluun tallennettavat kuntosuunnistustapahtumaan osallistuvan yksilöivät tiedot

  • Ilmoittautumistiedot, sisältäen:
    • Suku- ja Etunimi (mikäli käyttäjä sallii)
    • Emitkortin numero, jos haluaa tulokset ajanotolla
    • Ratatieto
  • Tiedot tuloksissa ratakohtaisesti
    • Suku- ja etunimi (mikäli käyttäjä sallii)
    • Emitnumero
    • Tulos

Tulospalveluohjelman rekisteri käyttää pohjana Suomen Suunnistusliiton Irma-suunnistajarekisteriä. Kuntosuunnistustapahtumassa rekisteriin täydennetään Rastilippu-palvelun kautta ilmoittautuneet sekä paikanpäällä ilmoittautuneiden tiedot. Tapahtumista muodostuu tulospalveluohjelmistoon tapahtumakohtainen rekisteri tapahtumaan osallistuneiden seurantaan (maastoon lähteneet ja maastosta palanneet) sekä tulosten muodostamista varten.

Maksettaessa osallistuminen paikan päällä maksu suoritetaan järjestäjän käyttämillä maksutapahtumina kortti-, lähi-, mobiilimaksuna. Maksu voidaan suoritta myös käteisellä tai liikuntaseteleillä.

Järjestäjän käytössä olevat kortti-, lähi- ja mobiilimaksupalvelut ja niiden tietosuojaselosteet:
Zettle Paypal                https://www.zettle.com/fi/oikeudelliset/yksityisyyden-suoja
Edenred                       https://edenred.fi/fi/tietosuojakaytanto
Epassi                         https://www.epassi.fi/privacy-policy
Smartum                      https://www.smartum.fi/tietosuojaselosteet
Mobilepay                    https://mobilepay.fi/app/legal/privacy-notice/fi

Maksettaessa ilmoittautuminen Rastilippu-palvelun kautta, maksutapahtuma suoritetaan Svea Paymentsin maksupalvelussa.
Rastilippu-palvelun tietosuojaseloste: https://www.suunnistusliitto.fi/system/wp-content/uploads/2018/05/Rastilippu_tietoseloste.html

3.     Rekisterinpitäjän ja kolmannen osapuolen oikeutettu etu

Kuntosuunnistustapahtuman järjestäjän on käsiteltävä osallistujien henkilötietoja maastoon lähteneistä ja maastosta palanneista tapahtuman järjestämisvastuuseen liittyen.
Rekisterinpitäjän ja kolmantena osapuolena toimivien maksupalvelutarjoajien on käsiteltävä henkilötietoja, jotta pystytään oikeutetusti toteuttamaan tapahtuman maksujen seuranta. Kolmansien osapuolten, ks. kohta 2,  tapauksissa henkilötietoja käsitellään kunkin osapuolen tietosuojalausekkeiden mukaisesti.

4.     Henkilötietoryhmät

Rekisteröidyn itsensä lisäksi hänen henkilötietoja saadaan tapahtumajärjestäjän tulospalveluohjemasta, tapahtuman maksupalvelujärjestelmien maksutiedoista sekä tapahtumajärjestäjien toimittamista tuloksista Rastilippu-palvelusta.

5.     Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät

Henkilötietojen vastaanottajaryhminä toimivat:

  • Rekisterinpitäjän kuntosuunnistuksen tulospalvelusta vastaava. Tulospalvelun edustajien vaihtuvuuden takia heidät on tarkoituksenmukaista ilmoittaa vastaanottajaryhmänä eikä yksittäisinä vastaanottajina.
  • Tapahtumajärjestäjän käyttämät maksupalvelutoimijat kolmansina osapuolina.

6.     Henkilötietojen säilyttämisaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kun kohdassa 3 mainittujen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi on tarpeellista.

Henkilötiedot poistetaan kuntosuunnistustapahtuman järjestäjien yksittäisistä rekistereistä kuntosuunnistustapahtumittain kuitenkin viimeistään 5 vuoden kuluttua.

Rastilippupalvelun tuloksien ja siten ko. tapahtuman henkilötietojen poistosta vastaa SSL:n Rastilippu-palvelun ylläpitäjä oman tietosuojakäytäntöjen mukaisesti.

7.     Rekisterin suojausperiaatteet

Kuntosuunnistustapahtumien tulospalvelun henkilörekisteri on tapauskohtaisesti ja yksityisesti muodostuva rekisteri tapahtuman järjestämiseksi ja tapahtumassa maastossa olevien ja palanneiden seurantaan sekä tulosten tuottamista varten SSL:n Rastilippu-palveluun.

Rastilippu-palvelu on SSL-suojattu internet-palvelu, johon jokaisella on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja vaihtuva kirjautumiskoodi, joilla pääsee tarkastelemaan ja muuttamaan omia tietojaan.
Lisäksi tapahtumajärjestäjien nimeämillä pääkäyttäjillä on henkilökohtainen salasana ja käyttäjätunnus. Rastilippu-palvelussa on  tapahtumasarjakohtainen tunnusavain, jolla sarjan tapahtuma linkitetään tulospalveluohjelmaan ilmoittautumisten ja tulosten siirtämiseksi.

8.     Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on Euroopan Unionin tietosuoja-asetuksen L 119/33 mukaisesti oikeus:

  • Saada rekisterinpitäjältä tieto itseään koskevista henkilötiedoista sekä niiden käsittelyn tarkoituksesta ja perusteista. Rekisteröity saa tiedot ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään ja todistamalla aukottomasti henkilöllisyytensä.
  • Oikaista rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.
  • Vaatia tietojensa poistamista (oikeus tulla unohdetuksi) ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään ja todistamalla aukottomasti henkilöllisyytensä.
  • Rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään ja todistamalla aukottomasti henkilöllisyytensä.
  • Vastustaa henkilötietojensa käsittelyä ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään ja todistamalla aukottomasti henkilöllisyytensä.
  • Siirtää henkilötietojansa järjestelmästä toiseen ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään ja todistamalla aukottomasti henkilöllisyytensä.

9.     Oikeus peruuttaa annettu suostumus

Kuntosuunnistustapahtumaan ilmoittautuneella ja osallistujalla on milloin tahansa oikeus peruuttaa henkilötietojen käsittelyyn mahdollisesti annettu suostumus henkilötiedon näkyminen tuloksissa ilmoittamalla asiasta rekisterinpitäjälle ja todistamalla aukottomasti henkilöllisyytensä.

Tapahtumaan osallistuvalla on ilmoittautumisen yhteydessä mahdollisuus kieltää henkilötietojen julkaisu tuloksissa ilmoittamalla siitä tapahtuman tulospalveluvastaavalle.

10.       Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus hänen henkilötietojensa käsittelystä valvontaviranomaiselle.

11.       Muut henkilötietolähteet kuin rekisteröity itse

Henkilötietoja saadaan kuntosuunnistustapahtumajärjestäjien pitämien tapahtumien tuloksista (nimi ja tulos). Tieto on peräisin yksityisesti ylläpidetystä tietolähteestä EU:n alueella.